Manager secretariaat & receptie

Iedereen die een medicijn gebruikt, moet daarop kunnen vertrouwen. Dat is waar het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) elke dag aan werkt, voor Nederland én voor Europa. Wij beoordelen de kwaliteit en de veiligheid van medicijnen voor mensen en dieren, om te bepalen of ze op de markt mogen komen. 
En iedereen binnen het CBG draagt bij aan deze missie. Onze collega’s van de afdeling Facilitair en Management Ondersteuning (FMO) doen dat vooral door ervoor te zorgen dat alle secretariële, facilitaire en receptionele zaken zo goed mogelijk geregeld zijn. Want met de ondersteuning van een georganiseerd secretariaat en een gastvrije receptie kunnen alle CBG’ers zich beter concentreren op hun eigen taak.

Afdelingshoofd Facilitair en Managementondersteuning (FMO)

Als manager van de afdeling FMO geef je leiding aan een diverse groep, die verdeeld is over vier teams: receptie & telefonie, managementondersteuning, directie-ondersteuning en facilitaire zaken. Je gaat deels taakgericht en deels coachend sturing geven aan 18 medewerkers. Het belangrijkste daarbij is dat je de persoonlijke en professionele ontwikkeling en de resultaten van je medewerkers stimuleert, en dat je de doelstellingen uit je jaarplan realiseert. 
Als manager FMO is het belangrijk dat je zowel binnen de afdeling als binnen het CBG verbinding legt. Je staat in contact met alle managers, om de ondersteunende werkzaamheden af te stemmen. Je weet wensen en belangen samen te brengen en te vertalen naar een gestructureerde aanpak die is gericht op kwaliteit, verbetering en werkplezier.
Naast Hoofd van de afdeling ben je ook lid van het divisie-MT. Je vertegenwoordigt de belangen van je afdeling en je denkt als MT-lid mee met brede vraagstukken die binnen jouw divisie en binnen de organisatie spelen. Je kan deelnemen of leiding geven aan CBG brede projecten, bijvoorbeeld op facilitair gebied.

Waarom jij? Omdat jij weet hoe je een team motiveert en samen doelen behaalt. Omdat jouw ervaring in dienstverlenende processen waarde toevoegt aan onze organisatie. En omdat je graag deel uitmaakt van een gedreven managementteam dat gericht is op samenwerking en succes. Als ervaren manager begrijp je dat jouw teamleden zich verbonden voelen met hun interne klant. En weet je tegelijk het “wij van FMO” gevoel te stimuleren. 

CBG leiderschapsprofiel:

Als manager (afdelingshoofd) bij het CBG coach je medewerkers en help je hen bij hun persoonlijke ontwikkeling: je stuurtop initiatief en eigenaarschap, zodat medewerkers meer regie hebben over hun werk en hun loopbaan. Je stimuleert ontwikkeling en kwaliteit, zowel van de individuele professional als van de afdeling als geheel. Je coacht vanuit vertrouwen en verbinding, waarbij je voor je medewerkers ruimte maakt voor feedback en - op zijn tijd – voor een pittige discussie op inhoud. Als manager ben je je goed bewust van je voorbeeldrol hierin. Je onderzoekt nieuwe ideeën en je weet relevante ontwikkelingen in de markt te signaleren en te vertalen naar praktische toepassingen.
Binnen de kaders van het Strategisch Business Plan bepaal je de jaarlijkse doelstellingen voor je afdeling en stemt deze af met andere afdelingen. Elke vier maanden rapporteer je over de voortgang.

De afdeling

De afdeling FMO bestaat uit 4 subteams: 

• Het directiesecretariaat (3 collega’s) voor de ondersteuning van de CBG directie;
• Management ondersteuning (8 collega’s) voor de ondersteuning van alle CBG managers;
• Receptie & telefonie (5 collega’s) voor het telefoonverkeer, de post en alle representatieve taken binnen het CBG;
• Facilitaire zaken (2 collega’s) voor alle services die te maken hebben met zaken zoals het kantoor, de werkplekken, logistiek of archief .

Binnen de teams wordt, waar mogelijk, hybride gewerkt. 

Daarnaast maak je als manager FMO deel uit van het managementteam (MT) van de divisie Bedrijfsvoering, waaronder ook HRM, Finance & Inkoop, Juridische Zaken, IV/ICT en Communicatie vallen. Je rapporteert in deze functie aan het hoofd van de divisie. 

Jouw profiel

Jij bent van nature gericht op samenwerking. Denk daarbij aan afstemmen en informeren, maar ook aan het opbouwen en onderhouden van relaties. Daarbij weet je de balans te vinden tussen prettige dienstverlening en een efficiënte werkwijze.
Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en die combineer je met de juiste dosis bestuurs- en organisatiesensitiviteit. Je kunt uitdagen en discussiëren zonder dat een relatie onnodig onder druk komt te staan. Je weet rust en structuur te brengen in een dynamische omgeving.  

Verder beschik je over de volgende kwalificaties:

• HBO/WO werk- en denkniveau;
• Succesvolle ervaring in het groepsgericht leidinggeven aan een team dat verschillende operationele niveaus beslaat;
• Kennis van administratieve, secretariële en facilitaire processen binnen een relevante dienstverlenende omgeving;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheid in de Nederlandse en bij voorkeur ook Engelse taal;
• Een sterke focus op continu verbeteren.

Competenties behorend bij deze functie: organisatiesensitiviteit, klantgerichtheid, omgevingsbewustzijn, netwerken, ontwikkelen medewerkers, aansturen medewerkers, reflecteren.

Arbeidsvoorwaarden 

• De functie van Afdelingshoofd FMO valt in schaal 11 van het Functie Gebouw Rijk (FGR). Dit betekent een bruto maandsalaris (afhankelijk van je kennis en ervaring) tussen € 4.024,- en maximaal € 6.110,- bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Een jaarcontract met de intentie om aansluitend te verlengen voor onbepaalde tijd.
• Een werkweek van 32 of bij voorkeur 36 uur per week. 
• Individueel Keuze Budget: 16,5% van je salaris (incl. 8% vakantie-uitkering) en 64 extra verlofuren. 
• Hybride werken naar eigen inzicht, met een streven van 2 tot 3 kantoordagen per week. 
  >> Ons kantoor is op loopafstand van station Utrecht Centraal. We bieden je een fijne en lichte werkplek en een volledige vergoeding van je OV kosten;
  >> Als je thuis werkt dan zijn er goede voorzieningen om een werkplek in te richten en een vergoeding voor thuiswerkdagen. 

En aanvullend:

• Extra vergoedingen t.o.v. de wet Arbeid en Zorg op het gebied van onder andere geboorteverlof of ouderschapsverlof en bij zorgverlof.
• Ruime vergoeding van je studiekosten én studietijd bij opleidingen die bijdragen aan jouw functie of loopbaan.
• Pensioenopbouw (middelloonregeling) bij het ABP met een eigen bijdrage van 8,37% (de verhouding van de werkgevers- en werknemersbijdrage is resp. 70/30).

Wil je nog meer weten over onze arbeidsvoorwaarden, kijk dan op cao Rijk en het Personeelsreglement van het ministerie van VWS 

Meer informatie

Neem voor meer informatie over de functie contact op met Jessica Khamis, sr. recruiter, via tel. 06 3102 0598. Mailen kan natuurlijk ook: werving@cbg-meb.nl

Solliciteren

We kijken uit naar jouw sollicitatie (cv en motivatie), gebruik daar de digitale “solliciteer” knop voor. Binnen drie werkdagen na sluiting van de publicatietermijn mag je een inhoudelijke reactie verwachten. Een selectieprocedure bij het CBG bestaat meestal uit 2 gespreksrondes die we het liefst op ons kantoor in Utrecht plannen. 

Bijzonderheden

• Een assessment zal deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Van iedereen die bij de Rijksoverheid komt werken wordt een VOG gevraagd.
• Het CBG streeft naar een diverse samenstelling van haar personeelsbestand en naar een inclusieve organisatie. In een inclusieve werkomgeving komen alle (toekomstige) werknemers tot hun recht, ongeacht zaken zoals leeftijd, geslacht, herkomst, religieuze overtuiging of seksuele geaardheid. Alle medewerkers worden gerespecteerd, en verschillen worden gewaardeerd en zelfs gezocht om voor de organisatie in te zetten.
  Klik hier voor meer informatie over het D&I beleid van de rijksoverheid
• Na sluitingsdatum is de vacaturetekst online niet altijd meer zichtbaar. We raden je aan om de tekst te downloaden en op te slaan nadat je hebt gesolliciteerd.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.